Mercedes-Benz Trucks hat sich beim Launch des Actros, dem Flagschiff der Mercedes-Benz LKW-Sparte, erstmalig in einem großen Umfang für den zentralen Einkauf von Fluglogistik-Dienstleistungen entschieden. Als Lieferant wurde Pro Sky Airbroker GmbH aus Köln mit Büros in Paris und Sao Paulo gewählt. Für die Präsentation des Actros hat Mercedes-Benz Trucks rund 4.500 Teilnehmer, überwiegend Händler und Verkäufer, aus der weltweiten Vertriebsorganisation nach Sardinien eingeladen. In jeweils zweitägigen Trainingseinheiten erhielten die Teilnehmer Informationen über das Produkt sowie eine Verkaufsschulung.

Mit dem Einsatz eines Fluglogistikers wollte Mercedes-Benz Trucks eine zuverlässige und komfortable An- und Abreise aller Teilnehmer erreichen und gleichzeitig Kostenvorteile erzielen. Außerdem sollte für alle Teilnehmer ein einheitliches Niveau für die Anreiselogistik erreicht werden, um so eine optimale Grundlage für die Vermittlung der Markenbotschaft zu bilden und den emotionalen Charakter der Veranstaltung bei den Teilnehmern über den Reiseverlauf hinweg festigen

Auf dieser Basis entwickelte Pro Sky ein Flugprogramm, dass ausschließlich erwiesenermaßen pünktliche Airlines, die dem Premium-Anspruch des Kunden genügen, zum Einsatz kommen sollten. Weiterhin wurde der Fokus darauf gerichtet, die Flugzeit jedes Gastes so kurz wie möglich zu halten – bei gleichzeitiger Preisoptimierung. Dazu Marcus Handlos, Vertriebsleiter von Pro Sky: „Häufig ist es nicht möglich, den besten Preis und die kürzeste Flugzeit gleichzeitig zu erzielen, weshalb Pro Sky immer die bestmögliche Kombination aus beiden Möglichkeiten anstrebte“. Das Flugprogramm für die Veranstaltung auf Sardinien bestand schließlich aus 78 „Legs“, worunter die Flugstrecke zwischen jeweils einem Start und einer Landung verstanden wird, an 42 Flugtagen mit zwölf Airlines von 24 Abflughäfen. Es beinhaltete sowohl reine Exklusivcharter-Verbindungen, beispielsweise für die Teilnehmer aus Tschechien von/nach Prag, als auch reine Linienflugverbindung, für die Teilnehmer aus Griechenland von/nach Athen, sowie aus effizienten Kombinationen beider Varianten – was für die Teilnehmer aus Skandinavien erforderlich war.

Die Betrachtung der Kosten, die sich aus einer bestimmten Fluglösung ergeben, kann durchaus zu einem anderen Ergebnis führen als die isolierte Betrachtung der reinen Flugkosten. Beispiel: Eine Linienverbindung stellt die preisgünstigste Flugoption dar, erfordert jedoch aufgrund der gegebenen zeitlichen Rahmenbedingungen der Veranstaltung und diesbezüglich unpassender Flugzeiten zusätzliche Übernachtungen, so dass dann aus Gesamtkostensicht die zunächst vermeintlich kostspieligere Exklusivcharter-Variante schlussendlich die preislich bessere Lösung darstellt.

Um die bestmögliche Kombination aus kurzen Flugzeiten und niedrigen Flugkosten zu ermitteln, prüfte Pro Sky zum einen das bestehende Angebot an Linienflügen. Einbezogen wurde das Angebot „zumutbarer“ Linienflugverbindungen von in Frage kommenden Abflugsorten nach Cagliari, die Flugzeiten dieser Linienverbindungen, die Preise sowie die voraussichtliche Verfügbarkeit. Mit diesen Angaben kontaktierte das Unternehmen eine große Auswahl von Airlines, die Charterflugkapazitäten anbieten können. Die Bandbreite dieser Fluggesellschaften erstreckt sich von der kleinen schwedischen Business-Airline bis hin zu einem führenden Netzwerk-Carrier wie der Lufthansa. Für die im Rahmen des Actros-Events anfallenden 42 Flugtage lag zu Abschluss der Recherche-Phase eine vierstellige Anzahl von Angeboten vor. Aus diesem Informationsangebot entwickelte Pro Sky für Mercedes-Benz Trucks eine transparente Übersicht der sinnvollsten Linien- und Charterflüge. Eine Analyse dieser Datenmenge erfolgt unter Einsatz eigens programmierter Datenbanken und durch die Einbeziehung von zwei IATA-Fachkräften und drei Flugzeugcharter-Spezialisten.

Für die Planung des Actros-Launch stellte Pro Sky zunächst ein siebenköpfiges Projektteam zusammen. Die Umsetzung der Fluglogistik koordinierte dann der für das Projekt schon in der Planungsphase gesamtverantwortliche Mitarbeiter vor Ort in Cagliari, unterstützt von mehreren Kollegen im Kölner Büro. Weiterhin steuerte an jedem Abflughäfen jeweils mindestens ein Pro Sky Flight Manager die Flugabwicklung.

Pro Sky sorgte außerdem dafür, dass die Markenbotschaft über den gesamten Reiseverlauf hinweg eine prominente Stellung einnahm und sich die atmosphärische Stimmung der Veranstaltung widerspiegelte, so dass auch im Rahmen der Fluglogistik ein Beitrag zur Erreichung der „immateriellen“ Zielsetzung der Veranstaltung geleistet wurde. Das begann am Check-in-Schalter, der entsprechend gebrandet war, beinhaltete die Flugzeugausstattung und bezog auch die Empfangssituation am Ziel ein. Marcus Handlos: „Das Flugprogramm sollte zum Markenerlebnis beitragen“. Dafür wurden zahlreiche Möglichkeiten der „Customisation“ über den gesamten Reiseverlauf hinweg genutzt. Handlos: „Im Grundsatz gilt hier, dass die Umsetzung von Bestandteilen einer individuellen Fluggestaltung im Rahmen einer Exklusivcharter-Variante natürlich leichter ist. Wir können aber auch auf Linienverbindungen viele Serviceleistungen realisieren“.

Den Verantwortlichen bei Mercedes-Benz Trucks war es außerdem wichtig, dass die wertvolle Reisezeit voll genutzt wurde, um die Gäste bereits während der Anreise in die Markenwelt des Actros einzubeziehen. Zwei auf Airport- und Inflight-Services spezialisierte Mitarbeiter von Pro Sky komplettierten daher das Projektteam und realisierten die individuellen Leistungen an allen internationalen Flughäfen und an Bord. Dazu zählte eine Hostess am Check-in, exklusive Check-in Schalter mit schwarzen Teppichen und Blumengestecken, die Anzeige vom Veranstaltungslogo im Check-in-Monitor, ein Bannerdisplay mit Veranstaltungslogo am Check-in, die Verteilung von persönlichen Kofferanhängern mit Veranstaltungslogo am Check-in, Headrest Covers mit Veranstaltungslogo im Flugzeug, die Integration des Veranstaltungslogos an Bord sowie Catering Upgrades für die Reise.

Wie das Beispiel des Actros-Launch zeigt, können sich bei umfangreichen multinationalen Events zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten für die Fluglogistik ergeben. Wichtige Voraussetzungen für die Realisierung dieser Verbesserungen sind ein zentralisierter Einkauf bei einem Anbieter und die frühzeitige Einbindung des Fluglogistikpartners, der idealerweise Flugcharter-Kompetenz und Linienflug-Know-how verbindet.

Info: www.pro-sky.com

Actros Launch (Foto: Pro Sky)